Kymmenien webinaarikokemusten pohjalta Virkisterin Kati Boijer-Spoof Heikinheimo on kiteyttänyt viisi näkökulmaa, jotka webinaarien järjestäjien kannattaa huomioida. Tällöin kokemus on tilaajalle, esiintyjälle – ja mikä tärkeintä – yleisölle rento ja antoisa!
Viimeisen puolen vuoden aikana minulla on ollut kunnia vetää nelisenkymmentä webinaaria, virtuaalikoulutusta ja -työpajaa joko itsenäisesti tai duona kollegani Riikka Ilmivallan kanssa. Yleisö on vaihdellut parista kymmenestä satoihin ja olemme päässeet kokeilemaan ainakin viittä erilaista alustaa. Etenkin tekniikka on tuottanut monenlaisia yllätyksiä, mutta kaikesta on aina selvitty – yhdessä mahtavien asiakkaidemme kanssa. Näiden kokemusten pohjalta loin viisi kultaista sääntöä webinaarien järjestäjille.
1) Luo psykologista turvallisuutta. Esiintymisen kuuluu aina hieman jännittää: se viestii siitä, että tilaisuus on esiintyjälle tärkeä ja arvokas. Rakenna omalla viestinnälläsi sallivaa tunnelmaa, jossa on lupa kysyä ”tyhmiä” kysymyksiä ja luottaa toinen toiseen. Jos haasteita ilmenee, taklaamme ne yhdessä!
2) Ota webinaarialusta haltuun. Valitse huolella alusta ja tutustu sen ominaisuuksiin. Esimerkiksi Zoomissa PowerPointin jakaminen esittäjänäkymässä voi vaatia pientä kikkailua. Demio-webinaarialustajalla esitys kannattaa jakaa PDF:nä PowerPointin sijaan, jotta fontit eivät heitä häränpyllyä. Teamsissä taas kannattaa kokeilla PowerPoint-liveä jakamisen sijaan – ja muistaa laittaa osallistujien esikatselu pois päältä! Ja niin edelleen. Teknisiin työkaluihin tulee jatkuvasti uusia toiminnallisuuksia ja valitettavasti se merkitsee joskus bugeja. Tämä on hyvä huomioida ja testata esitysmoodi etukäteen.
3) Vaadi esiintyjältä riittävää valmistautumista. Esiintymis/koulutuspalkkioon tulee sisältyä riittävä perehtyminen tilaajaorganisaation tarpeisiin ja toiveisiin. Millainen tulokulma aiheeseen kiinnostaa juuri näitä osallistujia? Työpajalle on tärkeä sopia tarkka ohjelma, mutta on hyvä idea käydä yksittäisen puheenvuoronkin runko läpi yhdessä. Myöskin tekninen tsekki kuuluu pakettiin.
4) Pyydä rohkeasti räätälöityä näkökulmaa. Edelliseen kohtaan liittyen: onko jokin tietty teema, johon haluatte syventyä? Puhujalla on todennäköisesti laaja asiantuntemus, josta voi ammentaa. Toki palkkio vaihtelee sen mukaan, onko kyseessä vakioaihe vai pitääkö tätä esitystä varten räätälöidä täysin uudet materiaalit ja etsiä esimerkiksi täydentävää tutkimustietoa.
5) Vaali vuorovaikutusta. Pohdi yhdessä esiintyjän kanssa, miten saadaan yleisö mukaan. Kartoitetaanko tarpeita ja näkemyksiä kyselyllä etukäteen? Käytetäänkö esityksen aikana kysely- tai sanapilvityökalua? Kuinka paljon varataan aikaa kysymyksille – ja voisiko järjestäjä toimia tässä rohkaisevana mallina eli varautua kysymään 1-2 kysymystä kouluttajalta?
Kun ottaa nämä näkökulmat huomioon, kokemus on tilaajalle, esiintyjälle – ja mikä tärkeintä – yleisölle rento ja antoisa! Samat periaatteet pätevät toki myös liveluentojen järjestämiseen.
Tilaa meiltä oivalluttava luento live- tai virtuaalitapahtumaasi!
Emme tyydy vain inspiroimaan, vaan pyrimme tarjoamaan vinkkejä ja ratkaisuja, jotka on helppo laittaa täytäntöön luennon jälkeen. Virkisterin luennot sisältävät tyypillisesti myös toiminnallisia osuuksia. Lue lisää tai pyydä tarjous.